# Software propio vs proveedor tecnológico vs facturador gratuito DIAN

> Los tres modos de operación DIAN para facturar: solución gratuita, proveedor tecnológico y software propio. Qué cambia (Software ID, certificado, datos) y cómo elegir.

Fuente: https://miplata.co/blog/software-propio-vs-proveedor-tecnologico · Publicado: 2026-10-10 · Actualizado: 2026-10-10 · Autor: Equipo miPlata · Categoría: DIAN
Producto: miPlata FACTURAR (https://facturar.miplata.co/) · Contacto: hola@miplata.co

## Los tres modos de operación

La Resolución 000165 de 2023 (artículo 28, hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025) regula la habilitación con software propio, con proveedor tecnológico o con la solución gratuita de la DIAN. En el portal de habilitación aparecen como **modos de operación**:

| | Solución gratuita DIAN | Proveedor tecnológico | Software propio |
| --- | --- | --- | --- |
| Quién desarrolla y opera el software | La DIAN | Una empresa autorizada por la DIAN (registro de proveedores tecnológicos) | Tú, o un tercero que lo registra **a tu nombre** |
| Software ID y PIN | De la DIAN | Del proveedor (uno para todos sus clientes) | **De tu NIT** |
| Certificado de firma | El gratuito de la DIAN | El tuyo, custodiado por el proveedor | El tuyo, en tu instancia |
| Set de pruebas de habilitación | Lo hace la DIAN por ti | Ya lo pasó el proveedor | Lo pasa tu software (en miPlata, el de factura es automático) |
| Dónde viven los datos | Servidores de la DIAN | Plataforma del proveedor, compartida con sus clientes | Donde tú (o tu software) decidas; en miPlata, una instancia por NIT |
| Si cambias de software | Nada que trasladar (no hay integración) | Dejas de usar su Software ID; nuevos trámites con el siguiente | El Software ID queda registrado a tu nombre |
| Costo | $0 | Suscripción, con topes de documentos o ingresos | Desarrollo propio, o un plan fijo con un software que lo registra por ti |
| Para quién | Microempresas con muy pocas facturas y sin integraciones | La mayoría del mercado: programas contables y de facturación | Empresas con desarrollo propio y clientes de miPlata |

## Qué significa «a nombre de tu NIT»

Cada documento electrónico lleva en el XML el **Software ID** con el que se generó, y la DIAN calcula el *SoftwareSecurityCode* con el PIN de ese software. Con un proveedor tecnológico, ese identificador es el del proveedor: tus facturas y las de miles de empresas salen con el mismo Software ID. Con software propio, el identificador se registra en tu habilitación, a nombre de tu NIT, y el PIN lo defines tú (o tu software, en tu instancia).

Tres consecuencias prácticas:

1. **Dependencia.** Si un proveedor tecnológico pierde su autorización, cierra o cambia de condiciones, sus clientes tienen que migrar su habilitación a otro modo. Con software propio, tu habilitación es tuya.
2. **Responsabilidad.** En los tres modos el obligado a facturar eres tú; el proveedor tecnológico tiene además obligaciones propias ante la DIAN (artículo 616-4 del E.T.) y sanciones si incumple. El software propio no tiene ese régimen porque no es un tercero.
3. **Datos.** Un proveedor tecnológico opera una plataforma multiempresa: tus datos están junto a los de sus demás clientes, con el aislamiento que él implemente. Con software propio, el aislamiento depende de cómo esté hecho el software; en miPlata es una instancia separada por NIT con su propia base de datos cifrada.

## El facturador gratuito, con honestidad

La solución gratuita de la DIAN funciona, no cobra y no tiene límite de documentos. Sus límites son de otro tipo: no tiene API ni integraciones con tiendas, no liquida nómina (el documento 102 se llena a mano) ni PILA, no gestiona cartera ni cobros, y el certificado gratuito solo sirve dentro de ella. Para un independiente que emite tres facturas al mes y lleva la contabilidad aparte, es una opción perfectamente razonable. Deja de serlo cuando hay empleados, tienda online o más de un par de facturas por semana.

## Software propio sin equipo de desarrollo

Históricamente «software propio» significaba contratar desarrolladores, leer el anexo técnico 1.9, pasar el set de pruebas y mantener todo al día con cada resolución. Eso sigue siendo cierto si construyes el software. La alternativa es un software que **se registra a nombre de tu NIT** y hace ese trabajo por ti: en miPlata FACTURAR, al crear la cuenta se importa tu RUT, se registra el software propio en tu habilitación, se pasa el set de pruebas de factura (01, 91 y 92), se instala el certificado y se asocia tu numeración con su clave técnica y el siguiente consecutivo que ya tiene la DIAN; el Software ID y el PIN quedan en tu instancia. Tu parte es pegar una vez el enlace de acceso que la DIAN te manda al correo. La nómina (102 y 103) se habilita cuando pegas una vez el enlace de habilitación de nómina. El set de documento soporte, si la DIAN lo exige, no es automático: se completa en el catálogo de la DIAN.

![Configuración DIAN → Software: el software propio registrado a nombre del NIT, con su Software ID y el ambiente de producción](https://miplata.co/blog/app/c-dian-software.webp)
El resultado para ti es el mismo que con un proveedor (facturas, nómina, API) con dos diferencias: el software está habilitado a tu nombre y tus datos viven en tu propia instancia. Si un día te vas, tu habilitación sigue siendo de software propio y continúas con el siguiente ([cómo migrar sin perder numeración](/blog/migrar-software-facturacion)).

## Cómo elegir

<div class="grid">
<div class="box"><h3>Elige el facturador gratuito si…</h3><p>Emites pocas facturas al mes, no tienes empleados ni tienda online, y tu contador lleva todo lo demás en su herramienta.</p></div>
<div class="box"><h3>Elige un proveedor tecnológico si…</h3><p>Ya usas un programa contable completo que lo incluye, aceptas sus topes y te vale que la habilitación esté bajo su Software ID.</p></div>
<div class="box"><h3>Elige software propio si…</h3><p>Quieres la habilitación y los datos a nombre de tu empresa, integras por API o tiendas, tienes empleados, o simplemente no quieres que tu facturación dependa de la plataforma de un tercero. Con miPlata no necesitas desarrollar nada.</p></div>
</div>

## Preguntas frecuentes

#### ¿«Software propio» significa que tengo que programarlo yo?
No. Significa que el software está registrado en tu habilitación a nombre de tu NIT. Puede ser desarrollado por ti o provisto por un tercero que lo registre a tu nombre y pase el set de pruebas por ti, como hace miPlata.

#### ¿Un proveedor tecnológico es «más oficial» que software propio?
No. Los tres modos están en la norma y producen documentos con la misma validez. El proveedor tecnológico tiene una autorización de la DIAN como tercero; el software propio no la necesita porque el facturador es el propio obligado.

#### ¿Puedo cambiar de modo de operación?
Sí, en el portal de habilitación de la DIAN. Al cambiar a software propio se registra el nuevo software y se pasa el set de pruebas; la numeración y el historial no cambian. miPlata lo hace en el onboarding y continúa desde el último número que tu NIT emitió en la DIAN, sin que lo anotes.

#### ¿Puedo tener un proveedor tecnológico y software propio a la vez?
Sí. La DIAN permite varios softwares asociados a un mismo NIT, cada uno con su Software ID, mientras los consecutivos de la resolución no se repitan.

#### ¿El set de pruebas lo tengo que hacer yo?
En software propio, sí (al menos dos facturas, una nota crédito y una nota débito aceptadas, más los sets de nómina y documento soporte si aplican). En miPlata el set de factura corre automáticamente en el onboarding; el de nómina corre cuando pegas una vez el enlace de habilitación de nómina; el de documento soporte, si la DIAN lo pide, se completa a mano en el catálogo de la DIAN.

#### ¿Dónde confirmo en qué modo estoy?
En el portal de habilitación de la DIAN (Catálogo → Participantes → tu empresa) aparecen los modos de operación activos y el software asociado a cada uno. En miPlata lo ves en Configuración DIAN → Software.