Inicio › Blog › Comparativas y precios
Guía · Migración · Comparativas y precios · 6 min de lecturaCambiar de software de facturación sin perder numeración ni historial
El miedo a cambiar de software de facturación casi siempre es el mismo: «¿pierdo mi numeración?», «¿y las facturas de los últimos años?», «¿me van a cobrar otra vez el certificado?». La respuesta corta: la numeración y el historial son de tu NIT, no del software, y los dos se recuperan desde la DIAN. Esta guía explica qué es tuyo, qué es del proveedor y cómo se hace el cambio sin parar de facturar.
Qué es tuyo y qué es del proveedor
| Elemento | De quién es | Qué pasa al cambiar |
|---|---|---|
| Habilitación como facturador electrónico (responsabilidad 52 en el RUT) | Tuya | No se repite. Tu NIT ya es facturador. |
| Resolución de numeración (prefijo, rango, vigencia) | Tuya: la expide la DIAN a tu NIT | Sigues con el mismo prefijo desde el siguiente consecutivo. Nada cambia para tus clientes. |
| Facturas, notas y nómina ya transmitidas | Tuyas: están en la DIAN con tu NIT | Se importan desde la DIAN. No dependes de que el proveedor anterior te exporte nada. |
| Clientes, proveedores y empleados | Tuyos | Se reconstruyen desde los documentos transmitidos (los NIT, nombres y correos van en cada XML). |
| Software ID y PIN | Del proveedor tecnológico, si facturabas con uno | Se deja de usar. Con software propio, el nuevo Software ID queda a nombre de tu NIT. |
| Certificado de firma digital | De tu empresa, pero muchos proveedores lo gestionan | Si lo compraste tú, lo reutilizas hasta su vencimiento; con miPlata viene uno nuevo incluido. |
| Contabilidad, inventario, informes del sistema anterior | Datos tuyos, formato del proveedor | Pide la exportación (CSV/Excel) antes de cancelar: cartera abierta, saldos, productos. |
Qué haces tú y qué hacemos nosotros
La numeración, la resolución y el historial están en la DIAN, así que miPlata los lee de allí. Tú no copias números ni claves de ningún sistema.
| Tú (una vez, también desde el celular) | miPlata, automáticamente |
|---|---|
| Eliges el plan, subes el CERL y pagas | Importa el RUT desde MUISCA |
| Pegas una vez el enlace de acceso que la DIAN te envía por correo | Registra el software propio a nombre de tu NIT, instala el certificado y pasa el set de pruebas |
| Fijas una fecha de corte con el sistema anterior | Lee tu resolución, la asocia al software con su clave técnica y la activa |
| Exportas lo que no está en la DIAN (inventario, cartera, contabilidad) | Lee en la DIAN el último número emitido con cada prefijo y sigue desde el siguiente |
| Importa en segundo plano tus facturas, notas, documentos recibidos y nómina 102/103, con clientes, proveedores y empleados |
Los pasos, en orden
- No canceles todavía. Mantén el sistema anterior activo hasta que la primera factura real salga del nuevo. Un cambio bien hecho toma uno o dos días; la cancelación puede esperar.
- Exporta lo que no está en la DIAN: productos con precios, cartera pendiente, saldos de clientes y proveedores, informes contables. Todo lo que sea documento electrónico se recupera después desde la DIAN.
- No anotes ningún consecutivo. miPlata lee en la DIAN (catálogo de documentos y MUISCA) el último número que emitió tu NIT con cada prefijo y continúa desde el siguiente. Nunca baja un número ni repite uno que ya usó. Las notas crédito y débito siguen la numeración de la factura, y la nómina continúa después de los documentos 102/103 importados.
- Crea tu cuenta y pega el enlace de la DIAN. En miPlata: plan, CERL y pago. Luego pegas una vez el enlace de acceso que llega a tu correo. Desde el celular: mantén pulsado «Ingrese aquí» en el correo → «Copiar enlace» → «Pegar» en la caja de miPlata. Con eso el onboarding importa el RUT, registra el software propio, pasa el set de pruebas y asocia tu resolución de numeración, o la radica en MUISCA si no tienes una vigente.
- El consecutivo se pone solo. Lo ves en DIAN → Rangos, columna «Siguiente N°». La DIAN acepta que dos softwares usen la misma resolución siempre que un número no se repita. Si el sistema anterior emitió algo después de tu fecha de corte y la DIAN rechaza nuestro número por repetido (regla 90), miPlata lo detecta, reemite la factura con el siguiente número libre y la envía de nuevo, sola; lo ves en el historial del documento.
- El historial llega desde la DIAN. Al final del onboarding miPlata te ofrece importarlo con un clic (es opcional): facturas, notas y exportaciones emitidas, documentos recibidos de proveedores y documentos soporte, nómina 102/103, con los clientes, proveedores y empleados que aparecen en ellos, como registros de solo lectura. Usa el mismo enlace que ya pegaste y corre en segundo plano.
- Emite una factura de prueba en Sandbox y la primera real en Producción, desde el computador o el celular. Comprueba que el cliente recibe el correo desde tu nueva dirección NIT@.
- Cancela el anterior y, si tenías proveedor tecnológico, pide por escrito la confirmación de que dejaron de transmitir por tu NIT.
Casos concretos
Desde el facturador gratuito de la DIAN
Tu modo de operación cambia de «Solución gratuita» a «Software propio»; el certificado gratuito de la DIAN no sirve fuera de su software, así que necesitas uno propio (incluido en miPlata). La numeración y el historial siguen igual.
Desde Alegra o Siigo
Facturabas bajo el Software ID del proveedor. Al registrar software propio, tu NIT pasa a tener el suyo; la resolución de numeración es la misma. Exporta productos, cartera y contabilidad antes de cancelar; las facturas vienen de la DIAN. Tu contador puede seguir usando su herramienta con los libros que exporta miPlata.
Desde World Office u otro software instalado
Igual que el caso anterior; además, si tienes XML UBL de facturas que nunca llegaron a la DIAN (borradores), miPlata los importa como borradores con tu numeración (Ventas → «Importar XML»).
Con una resolución a punto de vencer
Pide la nueva en MUISCA antes de migrar o deja que miPlata la radique en el onboarding. Ver resolución vencida o agotada.
Lo que no hace falta
- Volver a habilitarse ante la DIAN. La responsabilidad 52 ya está en tu RUT.
- Pedir una resolución nueva. Solo si la actual está vencida o agotada.
- Avisar a la DIAN del cambio de software. El registro del software propio en el portal de habilitación es el aviso.
- Pedirle los XML al proveedor anterior. Están en la DIAN.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener dos softwares facturando al mismo tiempo?
Técnicamente sí, con la misma resolución, mientras un número no se repita. En la práctica conviene fijar una fecha de corte: hasta ese día el viejo, desde ese día el nuevo. Si el viejo emite algo después del corte, no tienes que avisarnos: si la DIAN rechaza nuestro número por repetido (regla 90), miPlata reemite la factura con el siguiente número libre, sola. Y si quieres que miPlata vuelva a leer la numeración de inmediato, pulsa «Consultar en DIAN» en DIAN → Rangos.
¿El proveedor anterior puede retener mis datos?
Los documentos electrónicos no: están en la DIAN y los importas desde allí. Para contabilidad, inventario y cartera, la Ley 1581 de 2012 y los términos del proveedor te dan derecho a tu información; pide la exportación antes de cancelar.
¿Cuánto tarda la importación del historial?
Depende del volumen. Corre en segundo plano y, si se interrumpe, continúa sola; miles de documentos suelen importarse en horas. Solo te pide un enlace nuevo si el anterior de la DIAN ya venció. Puedes facturar mientras tanto, también desde el celular.
¿Qué pasa con las notas crédito de facturas viejas?
Se emiten desde el nuevo software referenciando el CUFE de la factura original, que está importada. La DIAN valida la referencia, no el software que la emitió.
¿Y mi contador?
En miPlata tiene su propio usuario sin costo con acceso a documentos, libros y reportes, y puede llevar varias empresas desde el Portal Contador. Si prefiere seguir en su software, los libros se exportan.
¿Tiene costo el cambio?
No. El plan incluye el certificado, la habilitación del software propio y la importación del historial. Lo único que pagas es el plan (desde $29.900 COP al mes en el de 12 meses).
El cambio es gratis y no para la facturación
Tu numeración sigue igual, tu historial llega desde la DIAN y el software propio queda a nombre de tu empresa. Normalmente en menos de 24 horas hábiles.