Cómo anular una factura electrónica en Colombia: nota crédito DIAN
«¿Cómo anulo una factura electrónica?» es la pregunta más repetida en soporte de cualquier software de facturación. La respuesta corta: si la DIAN ya la aceptó, no se anula, se corrige con una nota crédito. Esta guía explica cada caso, los conceptos de corrección que acepta la DIAN y el paso a paso para hacerlo bien.
Anular o nota crédito: depende del estado de la factura
Lo que puedes hacer con una factura equivocada depende de una sola cosa: si la DIAN ya la validó.
| Estado de la factura | ¿Existe fiscalmente? | Qué hacer |
|---|---|---|
| Borrador / guardada sin enviar | No | Anúlala o bórrala en tu software. No llegó a la DIAN; el número queda libre o se reutiliza según tu sistema. |
| Rechazada por la DIAN | No | No se anula: corrige el error y reenvía. Ver factura rechazada. |
| Aceptada por la DIAN | Sí, con CUFE | Nota crédito que referencia el CUFE. La factura sigue existiendo, pero queda sin efecto o con el valor corregido. |
| Aceptada y con aceptación expresa o tácita del cliente | Sí, y es título valor | La DIAN no admite nota crédito que la referencie (regla LGC15). Ver el apartado específico más abajo. |
La razón es legal: el artículo 616-1 del Estatuto Tributario dice que la factura se entiende expedida cuando es validada y entregada. Una vez expedida, la DIAN la conserva; lo que la ley prevé para corregirla son las notas crédito y débito (Resolución 000227 de 2025, anexo técnico 1.9).
Una factura aceptada por error no desaparece y no se puede «borrar» del sistema de la DIAN. Lo correcto es la nota crédito por anulación (concepto 2), que deja la operación en cero y queda registrada junto a la factura original.
Los 5 conceptos de nota crédito de la DIAN
Cada nota crédito lleva un concepto de corrección (DiscrepancyResponse/ResponseCode). Elegir el correcto importa para tu contabilidad y para los reportes de la DIAN:
| Código | Concepto | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| 1 | Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio | El cliente devolvió parte de la mercancía o rechazó parte del servicio. |
| 2 | Anulación de factura electrónica | La factura es incorrecta en su totalidad (cliente equivocado, venta que no ocurrió, duplicado). |
| 3 | Rebaja o descuento parcial o total | Concediste un descuento después de facturar. |
| 4 | Ajuste de precio | El precio facturado era distinto al pactado. |
| 5 | Otros | Cualquier otra corrección. |
Para aumentar el valor de una factura (intereses, gastos por cobrar, cambio de valor hacia arriba) no se usa nota crédito sino nota débito, con sus propios conceptos (1 intereses, 2 gastos por cobrar, 3 cambio del valor, 4 otros).
Paso a paso en miPlata: anular una factura aceptada con nota crédito
Localiza la factura aceptada
En Facturas, busca la factura por número, cliente o CUFE. Solo las facturas con etiqueta Aceptada tienen los botones Crear nota crédito y Crear nota débito en la fila; una rechazada o un borrador no los muestra, porque no hay nada que corregir ante la DIAN.
Paso 1: Factura aceptada por la DIAN con el botón «Crear nota crédito» resaltado en su fila. Datos de ejemplo. Pulsa «Crear nota crédito» en la fila
La nota se abre a partir de la factura: hereda el cliente, las líneas, el número, el CUFE y la fecha de la factura original. No tienes que copiar nada, así que no hay forma de que la DIAN la rechace por referencia incorrecta (CBG04) ni por enviar una anulación sin referencia (CAD02a / CBF03a).
Paso 2: Formulario de la nota crédito: la factura de referencia, el concepto de corrección, el motivo y las líneas heredadas. Datos de ejemplo. Elige el concepto de corrección
En Concepto de corrección eliges entre los cinco de la DIAN. Para dejar sin efecto toda la factura usa 2 – Anulación de factura electrónica; para una devolución parcial, 1; para un descuento posterior, 3; para corregir el precio, 4. En Motivo de la corrección escribes la explicación que verá el cliente.
Ajusta líneas y valores
Para anular, deja las líneas como vienen: la nota lleva el mismo total que la factura. Para una corrección parcial, edita cantidad o precio y borra las líneas que no se creditan. El tope es el saldo por creditar que la app muestra junto al botón; la suma de notas sobre una factura nunca puede superar su valor.
Crea y envía a la DIAN
Pulsa Crear y enviar a DIAN. La nota se firma con tu certificado, se transmite igual que una factura y recibe su CUDE. Al ser aceptada, el cliente recibe el contenedor (XML + PDF + validación) por correo, y la nota queda enlazada a la factura en la lista y en el PDF.
Si corresponde, emite la factura correcta
Si anulaste por un error de datos (NIT del cliente, ítem equivocado), usa Duplicar como nueva factura sobre la factura original: se abre una copia para editar antes de enviar, que toma sola el consecutivo siguiente; corriges y pulsas Crear y enviar a DIAN. Todo esto lo puedes hacer también desde el celular. Guarda la solicitud del cliente como soporte del cambio.
Factura con aceptación tácita o expresa: no admite nota crédito
Desde que la factura electrónica es título valor (Resolución 085 de 2022 y Ley 2155 de 2021), una factura a crédito pasa por eventos RADIAN: acuse de recibo, recibo del bien o servicio y aceptación expresa, o aceptación tácita si el comprador no reclama en 3 días hábiles desde el recibo del bien.
Una vez hay aceptación (expresa o tácita), la factura es un título valor firme y la DIAN rechaza cualquier nota crédito que la referencie con LGC15. Opciones:
Antes de la aceptación
Si la venta es a crédito y el cliente tiene dudas, lo correcto es que registre el reclamo (evento 031) dentro de los 3 días hábiles. Con reclamo no hay aceptación tácita y la nota crédito sigue siendo posible.
Después de la aceptación
Se emite una nota crédito sin referencia a la factura (tipo de operación 22), indicando en la descripción la factura a la que corresponde. Contablemente cumple el mismo papel; fiscalmente la factura original queda como título valor. En miPlata, con el tipo 22 activo en Configuración → DIAN → Tipos de documento, la factura muestra el botón Nota sin referencia, y si una nota referenciada vuelve con LGC15, el aviso del rechazo ofrece Emitir como nota sin referencia: copia el cliente y las líneas, pone el periodo desde la fecha de la factura y nombra la factura en la descripción.
En las facturas de contado estos eventos no son obligatorios: mientras no haya una aceptación registrada, la nota crédito con referencia procede.
Errores frecuentes al anular
- Hacer una factura «en negativo». No existe. La única forma de reducir una factura es la nota crédito.
- Usar nota crédito para una factura rechazada. La rechazada no existe; se corrige y reenvía.
- Nota crédito sin referencia cuando sí se podía referenciar. Pierdes la trazabilidad y la DIAN no vincula los documentos. Referencia siempre que la factura no tenga aceptación.
- Creditar más del saldo. Varias notas parciales no pueden sumar más que la factura.
- No entregar la nota al cliente. Igual que la factura, la nota se entiende expedida cuando se entrega.
- Anular para cambiar la fecha. Una nota crédito por anulación y una factura nueva llevan la fecha de hoy; no sirve para «mover» una venta al mes anterior.
Preguntas frecuentes
¿Se puede anular una factura electrónica ya enviada a la DIAN?
No en el sentido de borrarla. Una factura validada queda en la DIAN; se deja sin efecto con una nota crédito con concepto 2 (anulación de factura electrónica) que referencia su CUFE.
¿Cuánto tiempo tengo para hacer la nota crédito?
La norma no fija un plazo máximo para la nota crédito, pero debe emitirse en el periodo en que ocurre el hecho que corrige (la devolución, el descuento, el error detectado), porque afecta el IVA y la renta de ese periodo. Si la factura es a crédito, hazla antes de que haya aceptación tácita (3 días hábiles desde el recibo del bien).
¿Qué diferencia hay entre nota crédito y nota débito?
La nota crédito disminuye el valor de una factura (devolución, descuento, anulación). La nota débito lo aumenta (intereses, gastos adicionales, corrección de precio hacia arriba).
¿La nota crédito tiene su propia numeración?
Sí. Las notas crédito y débito usan una numeración propia que no requiere resolución de la DIAN (Resolución 000042 de 2020, art. 7): prefijo y consecutivo los define el facturador, y cada nota recibe un CUDE al ser validada. En miPlata FACTURAR la serie es automática: NC1, NC2… para notas crédito, ND1, ND2… para notas débito y NAS1… para la nota de ajuste al documento soporte. No gasta números de tu resolución de factura, así que el consecutivo de las facturas no queda con saltos.
Mi cliente pidió la factura como consumidor final y ahora la quiere a su nombre. ¿Qué hago?
Nota crédito por anulación (concepto 2) de la factura a consumidor final y factura nueva con los datos del cliente. Guarda el correo o mensaje donde lo pide.
¿Puedo hacer varias notas crédito sobre la misma factura?
Sí, mientras la suma de todas no supere el valor de la factura. Es normal en devoluciones parciales sucesivas.
¿Qué pasa si la nota crédito sale rechazada?
Lo mismo que con una factura: no existe, se corrige con Corregir y reenviar y se retransmite. Los rechazos típicos son CBG04 (referencia a una factura que no está aceptada), CAD02a / CBF03a (anulación sin referencia) y LGC15 (factura con aceptación). Ver factura rechazada por la DIAN.
¿Puedo probarlo sin cuenta?
Sí. En demo.miplata.co hay una empresa ficticia con un año de facturas aceptadas; abre cualquiera y pulsa «Crear nota crédito» para ver el formulario con la referencia y los conceptos.
Notas crédito en un clic, con el CUFE ya referenciado
En miPlata FACTURAR abres la factura, pulsas «Crear nota crédito», eliges el concepto y el saldo por creditar ya está calculado. La nota se firma y transmite igual que la factura, y el cliente la recibe por correo.