Software propio vs proveedor tecnológico vs facturador gratuito DIAN
Cuando te habilitas como facturador electrónico, la DIAN te pide elegir un modo de operación: su solución gratuita, un proveedor tecnológico o software propio. La mayoría de las PYMES ni se entera de que eligió: su programa lo decide por ellas. Pero el modo determina a nombre de quién está el software que firma tus facturas, dónde viven tus datos y qué pasa si cambias de proveedor. Esta guía explica los tres, sin vender ninguno por encima de lo que es.
Los tres modos de operación
La Resolución 000165 de 2023 (artículo 28, hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025) regula la habilitación con software propio, con proveedor tecnológico o con la solución gratuita de la DIAN. En el portal de habilitación aparecen como modos de operación:
| Solución gratuita DIAN | Proveedor tecnológico | Software propio | |
|---|---|---|---|
| Quién desarrolla y opera el software | La DIAN | Una empresa autorizada por la DIAN (registro de proveedores tecnológicos) | Tú, o un tercero que lo registra a tu nombre |
| Software ID y PIN | De la DIAN | Del proveedor (uno para todos sus clientes) | De tu NIT |
| Certificado de firma | El gratuito de la DIAN | El tuyo, custodiado por el proveedor | El tuyo, en tu instancia |
| Set de pruebas de habilitación | Lo hace la DIAN por ti | Ya lo pasó el proveedor | Lo pasa tu software (en miPlata, el de factura es automático) |
| Dónde viven los datos | Servidores de la DIAN | Plataforma del proveedor, compartida con sus clientes | Donde tú (o tu software) decidas; en miPlata, una instancia por NIT |
| Si cambias de software | Nada que trasladar (no hay integración) | Dejas de usar su Software ID; nuevos trámites con el siguiente | El Software ID queda registrado a tu nombre |
| Costo | $0 | Suscripción, con topes de documentos o ingresos | Desarrollo propio, o un plan fijo con un software que lo registra por ti |
| Para quién | Microempresas con muy pocas facturas y sin integraciones | La mayoría del mercado: programas contables y de facturación | Empresas con desarrollo propio y clientes de miPlata |
Qué significa «a nombre de tu NIT»
Cada documento electrónico lleva en el XML el Software ID con el que se generó, y la DIAN calcula el SoftwareSecurityCode con el PIN de ese software. Con un proveedor tecnológico, ese identificador es el del proveedor: tus facturas y las de miles de empresas salen con el mismo Software ID. Con software propio, el identificador se registra en tu habilitación, a nombre de tu NIT, y el PIN lo defines tú (o tu software, en tu instancia).
Tres consecuencias prácticas:
- Dependencia. Si un proveedor tecnológico pierde su autorización, cierra o cambia de condiciones, sus clientes tienen que migrar su habilitación a otro modo. Con software propio, tu habilitación es tuya.
- Responsabilidad. En los tres modos el obligado a facturar eres tú; el proveedor tecnológico tiene además obligaciones propias ante la DIAN (artículo 616-4 del E.T.) y sanciones si incumple. El software propio no tiene ese régimen porque no es un tercero.
- Datos. Un proveedor tecnológico opera una plataforma multiempresa: tus datos están junto a los de sus demás clientes, con el aislamiento que él implemente. Con software propio, el aislamiento depende de cómo esté hecho el software; en miPlata es una instancia separada por NIT con su propia base de datos cifrada.
El facturador gratuito, con honestidad
La solución gratuita de la DIAN funciona, no cobra y no tiene límite de documentos. Sus límites son de otro tipo: no tiene API ni integraciones con tiendas, no liquida nómina (el documento 102 se llena a mano) ni PILA, no gestiona cartera ni cobros, y el certificado gratuito solo sirve dentro de ella. Para un independiente que emite tres facturas al mes y lleva la contabilidad aparte, es una opción perfectamente razonable. Deja de serlo cuando hay empleados, tienda online o más de un par de facturas por semana.
Software propio sin equipo de desarrollo
Históricamente «software propio» significaba contratar desarrolladores, leer el anexo técnico 1.9, pasar el set de pruebas y mantener todo al día con cada resolución. Eso sigue siendo cierto si construyes el software. La alternativa es un software que se registra a nombre de tu NIT y hace ese trabajo por ti: en miPlata FACTURAR, al crear la cuenta se importa tu RUT, se registra el software propio en tu habilitación, se pasa el set de pruebas de factura (01, 91 y 92), se instala el certificado y se asocia tu numeración con su clave técnica y el siguiente consecutivo que ya tiene la DIAN; el Software ID y el PIN quedan en tu instancia. Tu parte es pegar una vez el enlace de acceso que la DIAN te manda al correo. La nómina (102 y 103) se habilita cuando pegas una vez el enlace de habilitación de nómina. El set de documento soporte, si la DIAN lo exige, no es automático: se completa en el catálogo de la DIAN.
El resultado para ti es el mismo que con un proveedor (facturas, nómina, API) con dos diferencias: el software está habilitado a tu nombre y tus datos viven en tu propia instancia. Si un día te vas, tu habilitación sigue siendo de software propio y continúas con el siguiente (cómo migrar sin perder numeración).
Cómo elegir
Elige el facturador gratuito si…
Emites pocas facturas al mes, no tienes empleados ni tienda online, y tu contador lleva todo lo demás en su herramienta.
Elige un proveedor tecnológico si…
Ya usas un programa contable completo que lo incluye, aceptas sus topes y te vale que la habilitación esté bajo su Software ID.
Elige software propio si…
Quieres la habilitación y los datos a nombre de tu empresa, integras por API o tiendas, tienes empleados, o simplemente no quieres que tu facturación dependa de la plataforma de un tercero. Con miPlata no necesitas desarrollar nada.
Preguntas frecuentes
¿«Software propio» significa que tengo que programarlo yo?
No. Significa que el software está registrado en tu habilitación a nombre de tu NIT. Puede ser desarrollado por ti o provisto por un tercero que lo registre a tu nombre y pase el set de pruebas por ti, como hace miPlata.
¿Un proveedor tecnológico es «más oficial» que software propio?
No. Los tres modos están en la norma y producen documentos con la misma validez. El proveedor tecnológico tiene una autorización de la DIAN como tercero; el software propio no la necesita porque el facturador es el propio obligado.
¿Puedo cambiar de modo de operación?
Sí, en el portal de habilitación de la DIAN. Al cambiar a software propio se registra el nuevo software y se pasa el set de pruebas; la numeración y el historial no cambian. miPlata lo hace en el onboarding y continúa desde el último número que tu NIT emitió en la DIAN, sin que lo anotes.
¿Puedo tener un proveedor tecnológico y software propio a la vez?
Sí. La DIAN permite varios softwares asociados a un mismo NIT, cada uno con su Software ID, mientras los consecutivos de la resolución no se repitan.
¿El set de pruebas lo tengo que hacer yo?
En software propio, sí (al menos dos facturas, una nota crédito y una nota débito aceptadas, más los sets de nómina y documento soporte si aplican). En miPlata el set de factura corre automáticamente en el onboarding; el de nómina corre cuando pegas una vez el enlace de habilitación de nómina; el de documento soporte, si la DIAN lo pide, se completa a mano en el catálogo de la DIAN.
¿Dónde confirmo en qué modo estoy?
En el portal de habilitación de la DIAN (Catálogo → Participantes → tu empresa) aparecen los modos de operación activos y el software asociado a cada uno. En miPlata lo ves en Configuración DIAN → Software.
Software propio, sin ser desarrollador
miPlata registra el software a nombre de tu NIT, pasa el set de pruebas de factura, gestiona el certificado y toma de la DIAN tu numeración y el siguiente consecutivo. Tú pegas una vez el enlace de la DIAN y facturas, también desde el celular; el Software ID es tuyo.