Datos del comprador en la factura electrónica: qué puedes pedir
Desde la Resolución 000202 de 2025, para expedir una factura electrónica a nombre de tu cliente solo puedes pedirle tres datos: nombre o razón social, tipo y número de documento, y correo (este último solo si quiere recibirla así). Teléfono, dirección, RUT o fotocopias quedan prohibidos. Y si el cliente no pide la factura a su nombre, no le pides nada: va a consumidor final. Esta guía resume la regla, los casos dudosos y cómo lo resuelve miPlata con la consulta a la DIAN.
La regla en una tabla
La Resolución 000202 de 2025 modificó los artículos 69 y 70 de la Resolución 000165 de 2023 (hoy compiladas en la Resolución 000227 de 2025). La DIAN la explicó en su comunicado de prensa 026 de 2025.
| Situación | Qué puedes pedir | Fuente |
|---|---|---|
| El cliente no pide la factura a su nombre | Nada. La factura o el tiquete POS va a consumidor final | Art. 69, parágrafo 1 |
| El cliente pide la factura a su nombre | 1. Nombre y apellidos o razón social. 2. Tipo y número de identificación. 3. Correo electrónico | Art. 69 |
| El cliente aparece en el servicio de consulta de la DIAN | Solo el número de identificación: nombre y correo salen de la consulta | Art. 69, parágrafo 2; art. 70 |
| El cliente quiere recibirla en otro correo | Ese correo | Art. 69, parágrafo 2 |
| El cliente no quiere dar correo | Nada más: le entregas la representación gráfica impresa | Comunicado 026; Res. 000165, art. 35 |
Lo que no puedes pedir para facturar: teléfono, dirección de residencia, RUT, fotocopia de la cédula ni ningún otro documento físico. Tampoco puedes condicionar la venta a que el cliente te los dé.
Esto es sobre lo que exige la factura. Si tu negocio necesita la dirección para un envío o el teléfono para coordinar una entrega, puedes pedirlos para eso, con autorización de tratamiento de datos (Ley 1581 de 2012), pero no como requisito para expedir la factura.
Por qué existe la regla
En sus visitas de control, la DIAN encontró comercios que usaban la factura electrónica como excusa para armar bases de datos: pedían celular, dirección, fecha de nacimiento o el RUT para «poder facturar». La resolución corta eso: la factura necesita identificar al comprador para que pueda soportar costos e impuestos descontables (artículo 771-2 del Estatuto Tributario), y para eso bastan nombre, documento y un lugar donde entregarla.
El servicio de consulta de la DIAN
Desde abril de 2025 la DIAN ofrece un servicio que, con el tipo y número de documento del comprador, devuelve el nombre o razón social y el correo registrados. Los facturadores con software propio y los proveedores tecnológicos debían integrarlo; la solución gratuita de la DIAN lo incorporó directamente.
Dos condiciones del artículo 70 que conviene conocer:
- Solo se usa al momento de la venta, para facturar. No es un directorio para consultar personas por otras razones.
- El dato que manda es el del cliente. Si el correo que devuelve la DIAN está desactualizado y el cliente te da otro, usas el que te da.
Así se hace en miPlata
Escribe el documento y consulta
En Contactos → Agregar contacto (o + Nuevo cliente desde la factura), elige el tipo de documento, escribe el número y pulsa Consultar en DIAN; funciona igual desde el celular. El NIT va sin dígito de verificación; si lo pegas con el DV, miPlata lo quita antes de consultar y calcula el DV por ti.
Revisa y guarda
Para una persona natural se traen nombre y correo; para una empresa, el nombre verificado (los datos fiscales los completas o importas del RUT si los necesitas). Si la DIAN responde que el documento no está registrado, escribes los tres datos a mano. Puedes editar cualquier campo antes de guardar.
Consumidor final no quiere factura
Si el cliente no quiere factura a su nombre, elige Consumidor Final en «¿Para quién es esta factura?». La factura sale con el NIT genérico 222222222222, que es el tratamiento que la DIAN prevé para adquirientes no identificados. En el punto de venta (POS) no se pide nada: cada venta sale como factura electrónica de venta a consumidor final. Si el cliente la quiere a su nombre, abre Factura a nombre de… en el mismo cobro y busca el cliente o escribe documento, nombre y, si quiere, correo; también desde el celular.
Casos dudosos
| Caso | Qué hacer |
|---|---|
| Venta por WhatsApp o Instagram | Pide nombre, documento y correo en el chat solo si quiere factura a su nombre. Si no, consumidor final. Ver vender por WhatsApp e Instagram. |
| Tienda online | El checkout puede pedir tipo y número de documento como campo opcional; si el cliente lo deja vacío, decides en la conexión si va a consumidor final o queda en espera. Ver WooCommerce y Tiendanube. |
| Cliente extranjero | Tipo de documento pasaporte o documento de identificación extranjero y su número; nombre y correo. Para exportación, la factura lleva además el país. |
| El cliente pide la factura a su nombre después de que salió a consumidor final | Nota crédito de anulación y factura nueva a su nombre, el mismo mes de ser posible. Ver cómo anular una factura. |
| Venta a crédito a una empresa | Los mismos tres datos. La empresa necesitará además hacer los eventos RADIAN (acuse, recibo, aceptación). Ver RADIAN. |
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir el teléfono para enviar la factura por WhatsApp?
Solo si el cliente quiere recibirla así y lo autoriza; no como requisito para facturar. El canal que la norma prevé es el correo, y si no hay correo, la representación gráfica impresa.
¿Y si el cliente no quiere dar el correo?
Le entregas la factura impresa (o el PDF en su celular si lo prefiere). No puedes negarte a venderle ni a facturarle por eso.
¿El tiquete POS también cumple esta regla?
Sí. El artículo 69 aplica a la factura electrónica de venta y al documento equivalente tiquete POS. En miPlata el POS emite factura electrónica de venta (tipo 01), con la misma regla.
¿Qué pasa si pido más datos de los permitidos?
La DIAN lo verifica en sus visitas y la conducta también puede caer bajo la Superintendencia de Industria y Comercio como tratamiento de datos sin finalidad legítima. Lo prudente es pedir solo lo de la tabla.
¿La consulta a la DIAN tiene costo?
No para el facturador. En miPlata está incluida en el plan: la consulta se hace con el certificado de tu empresa, desde tu propia instancia, cada vez que pulsas Consultar en DIAN al crear un contacto. No corre sola: el botón lo pulsas tú, para que la consulta se haga solo en el momento de la venta, como pide el artículo 70.
¿Puedo probar la consulta sin cuenta?
Sí, en la demo pública: en Contactos → Agregar contacto, escribe el NIT 999555010 (un cliente ficticio de la demo) y pulsa Consultar en DIAN.
El NIT y listo
En miPlata escribes el documento del cliente, pulsas «Consultar en DIAN» y el nombre y el correo registrados se completan solos. Si no lo quiere dar, la venta va a consumidor final con un clic.