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Guía · DIAN · Facturación electrónica · 10 min de lecturaFacturación electrónica DIAN en Colombia: guía completa 2026
La factura electrónica es hoy la única forma válida de facturar en Colombia salvo contingencia. Esta guía explica, con los artículos y resoluciones que lo sustentan, qué es, quién está obligado, cómo se implementa y qué pasa cuando algo falla. Y cómo miPlata FACTURAR resuelve cada paso por ti.
Qué es la factura electrónica
La factura electrónica de venta es la factura ordinaria de siempre, generada como un archivo XML estructurado y validada por la DIAN antes de entregarse al comprador. Lo define el artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 y lo ordena el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2155 de 2021 y reglamentado por la Resolución 000165 de 2023, hoy compilada en la Resolución 000227 del 23 de septiembre de 2025.
Dos ideas de esa definición explican casi todo lo demás:
- El documento es el XML. El PDF es solo la representación gráfica para humanos. Lo que tiene valor legal es el XML firmado y validado.
- Solo existe cuando la DIAN la valida y el comprador la recibe. Una factura generada pero no validada, o validada pero nunca entregada, no se entiende expedida (art. 616-1 ET).
La factura de venta no va sola. El sistema de facturación comprende además los documentos equivalentes (el tiquete POS electrónico, por ejemplo), el documento soporte para compras a no obligados a facturar, las notas crédito y débito y la nómina electrónica. Todos se generan y transmiten electrónicamente.
La factura de papel o talonario quedó reducida a contingencia: solo vale cuando el obligado «presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente» (art. 616-1 ET). No es una opción que puedas elegir por comodidad.
Quién está obligado a facturar electrónicamente
Todos los obligados a facturar. No existe un tope de ingresos ni una lista aparte que active solo la obligación electrónica: si debes expedir factura, debes expedirla electrónica. Y quien factura de forma voluntaria sin estar obligado queda asimilado a obligado (parágrafo 1, art. 1.6.1.4.3, Decreto 1625 de 2016).
En la práctica, están obligados, entre otros:
- Personas jurídicas que vendan bienes o presten servicios, cualquiera sea su tamaño.
- Personas naturales responsables de IVA (responsabilidad 48 en el RUT).
- Responsables del impuesto nacional al consumo.
- Contribuyentes del régimen simple de tributación.
- Comerciantes, importadores y quienes ejerzan profesiones liberales, salvo las personas naturales que cumplan todas las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario (entre ellas, ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT; la UVT 2026 es $52.374). Detalle en quién está obligado a facturar electrónicamente.
¿Desde cuándo? Desde la primera operación. No hay periodo de gracia: una empresa nueva debe resolver su habilitación antes de vender, y la persona natural que pasa a ser responsable de IVA, desde su primera factura. La única prórroga vigente es para el régimen simple, que tiene dos meses desde la inscripción en el RUT para habilitarse (art. 1.5.1.2.1.1, Resolución 000227 de 2025).
En caso de duda, la referencia es tu RUT: las responsabilidades 48/49 y la obligación 52 («facturador electrónico»), que la DIAN agrega automáticamente cuando superas la habilitación.
Las tres formas de implementarla
| Opción | Para quién | Lo que debes saber |
|---|---|---|
| Facturador gratuito de la DIAN | Personas naturales y negocios con muy pocas facturas al mes. | Sin costo, pero manual: no se integra con tu contabilidad, no envía correos automáticos ni se conecta a tu tienda online. |
| Proveedor tecnológico | Empresas con volumen medio o alto. | Pagas por el servicio. Facturas con el Software ID del proveedor; tus documentos pasan por su plataforma. |
| Software propio | Empresas que quieren control total. | El software se registra a nombre de la empresa, con su propio Software ID. Tradicionalmente exigía un área de sistemas. |
miPlata FACTURAR combina lo mejor de las dos últimas. Cada empresa se habilita ante la DIAN como software propio, con su propio Software ID, su resolución de numeración y su certificado de firma, pero sin desarrollar nada: miPlata entrega la instancia lista, hace el set de pruebas de factura, gestiona el certificado y toma de la DIAN el siguiente consecutivo. Tú pegas una vez el enlace de acceso que la DIAN te envía por correo, también desde el celular. La DIAN te ve a ti, no a un intermediario. Más detalle en facturar.miplata.co.
Paso a paso: cómo habilitarse como facturador electrónico
El trámite ante la DIAN es el mismo cualquiera sea la solución que elijas. Aquí el resumen; el detalle con tiempos, costos y la comparación «a mano vs. con miPlata» está en habilitación DIAN paso a paso.
Actualiza el RUT
Verifica que el RUT tenga la actividad económica, las responsabilidades (48 o 49, 47 si eres del simple) y el correo correctos. La DIAN envía a ese correo todo lo relacionado con la habilitación. Con miPlata, el RUT se importa desde MUISCA en el onboarding y la app te señala lo que falte.
Regístrate como facturador electrónico
En el servicio informático de facturación electrónica de la DIAN, con la firma electrónica del representante legal, inicia la habilitación y registra el software que usarás. Con miPlata se registra tu propio software y obtienes tu Software ID y PIN: la app crea el software en la DIAN automáticamente («Crear software en DIAN automáticamente»).
Solicita la resolución de numeración
La resolución de factura electrónica autoriza el prefijo y el rango con que vas a facturar. La resolución de contingencia (numeración de talonario para cuando falle tu propio sistema) es opcional: no hace falta para asociar rangos, pero te da una salida si un día no puedes facturar electrónicamente por una falla tuya. Si ya tienes una resolución vigente, miPlata la lee con tu enlace de acceso y la asocia al software, con su clave técnica, sin que escribas nada. Si hace falta una nueva, miPlata la radica y firma en MUISCA («Radicar y firmar») y trae sola la clave dinámica; tú solo ingresas a MUISCA y escribes la contraseña de Firma Electrónica. Ver resolución de facturación: cómo renovarla.
Consigue el certificado de firma digital
La firma electrónica gratuita de la DIAN sirve para presentar declaraciones, pero no para firmar documentos electrónicos. Para eso necesitas un certificado digital emitido a nombre de la empresa por una entidad de certificación autorizada. Vence, y su vencimiento paraliza la facturación. En miPlata está incluido en el plan: subes el CERL y la cédula del representante, miPlata lo tramita, lo instala en tu instancia y, 14 días antes del vencimiento, te pide los documentos para renovarlo sin corte (el nuevo se tramita un día antes de que venza el anterior).
Supera el set de pruebas
En el ambiente de habilitación generas facturas, notas crédito y notas débito de prueba. Al aprobarlas, la DIAN autoriza el software y agrega la responsabilidad 52 al RUT. Ojo: el ambiente de pruebas es distinto del de producción; ahí no se puede facturar de verdad ni asociar prefijos. miPlata envía el conjunto de pruebas (factura + nota crédito + nota débito), espera el ACEPTADO de la DIAN y salta los folios SETP usados, sin que toques nada. La nómina tiene su propio set (102 y 103), que miPlata corre cuando pegas una vez el enlace de habilitación de nómina; el set de documento soporte, si la DIAN lo exige, no es automático.
Asocia prefijos y rangos y pasa a producción
Con la resolución en mano, se asocian los prefijos y rangos autorizados en el catálogo de facturación electrónica de la DIAN y en tu software. Desde ese momento cada factura que emitas es fiscalmente válida. En miPlata, el botón Configurar automáticamente hace los tres pasos seguidos (crear el software, asociar una resolución y sincronizar los rangos) y toma de la DIAN el siguiente consecutivo de cada prefijo: no anotas ni escribes ningún número; normalmente la empresa está facturando en producción en menos de 24 horas hábiles desde que confirma el plan.
Qué debe llevar una factura electrónica
Además de los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, el formato electrónico (UBL 2.1, anexo técnico 1.9) exige:
- Denominación expresa «factura electrónica de venta».
- Nombre o razón social y NIT del vendedor.
- Identificación del comprador. Si no suministra datos, «consumidor final» con el NIT genérico 222222222222.
- Numeración consecutiva autorizada, con número, rango, fecha y vigencia de la resolución.
- Fecha y hora de generación y fecha y hora de expedición (la de validación por la DIAN).
- Detalle por líneas: cantidad, unidad, descripción, valor unitario y total.
- Forma de pago (contado o crédito con plazo) y medio de pago.
- IVA, impuesto al consumo y demás impuestos discriminados con su tarifa.
- Calidad de agente retenedor de IVA, autorretenedor, gran contribuyente o régimen simple, cuando aplique.
- El CUFE (código único de factura electrónica), que la identifica de forma inequívoca.
Generación vs. expedición. Desde el anexo técnico 1.9 (obligatorio desde el 1 de mayo de 2024) la fecha de generación debe coincidir con la de la firma, lo que en la práctica obliga a facturar el mismo día de la operación. Facturar hoy con fecha del mes pasado produce rechazo.
La entrega al comprador
Entregar la factura no es un trámite accesorio: sin entrega no hay factura expedida. Lo que debe llegar al comprador es el contenedor electrónico (normalmente un ZIP por correo) con:
- El XML de la factura, que es el documento con valor legal.
- El documento de validación de la DIAN («Documento validado por la DIAN»).
- La representación gráfica en PDF.
Si tu cliente solo recibe el PDF, le falta el XML validado; si solo recibe el XML, le falta la constancia. miPlata envía el contenedor completo por correo en cada emisión y, cuando la factura viene de Tiendanube, la deja enlazada en el pedido con el botón «Ver factura».
Si la venta es a crédito, el ciclo sigue: el comprador debe hacer el acuse de recibo y los eventos RADIAN (recibo del bien, aceptación) para que la factura soporte sus costos e impuestos descontables. miPlata firma esos eventos con tu certificado desde la misma pantalla (Buzón, para las facturas que recibes).
Qué hacer cuando falla el sistema
El artículo 616-1 distingue dos situaciones con salidas distintas:
Falla de la DIAN
Si la validación no se puede hacer por causas atribuibles a la DIAN, expides y entregas la factura sin validación previa y la transmites cuando el servicio vuelva. La factura es válida desde su expedición. miPlata la deja en cola «Pendiente de envío» y la retransmite sola en cuanto la DIAN responde; si necesitas entregarla ya, la emites como tipo 04 con un clic. Ver qué hacer si la DIAN está caída.
Falla tuya
Si se cayó tu internet, se dañó el equipo o venció tu certificado, procede la factura de talonario autorizada por la resolución de contingencia, que debes transmitir a la DIAN una vez superado el problema. Si tu sistema falla y no tienes esa resolución, no puedes facturar hasta resolverlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre fecha de generación y fecha de expedición?
La de generación es cuando el emisor crea y firma el XML; la de expedición es cuando la DIAN lo valida, y es la que produce efectos fiscales. Desde el anexo técnico 1.9 ambas deben corresponder al mismo día.
¿Tengo que imprimir las facturas electrónicas?
No. El documento con valor legal es el XML validado. La representación gráfica se imprime solo si el cliente la pide o la necesitas para control interno.
¿Qué necesito para empezar a facturar electrónicamente?
RUT actualizado, habilitación ante la DIAN, una solución de facturación, un certificado de firma digital a nombre de la empresa y una resolución de numeración de factura electrónica (la de contingencia es opcional). Con miPlata FACTURAR, todo eso va incluido en el plan.
¿La factura es válida si no se la entregué al cliente?
No. El artículo 616-1 del Estatuto Tributario exige validación y entrega al adquirente. La sola validación no basta.
¿Puedo facturar si venció mi certificado digital?
No. Es un inconveniente tecnológico del contribuyente: debes facturar por contingencia mientras renuevas el certificado y transmitir después esas facturas. miPlata te avisa 14 días antes del vencimiento para que subas el CERL, la cédula y el RUT y tramita la renovación un día antes de que venza.
¿Puedo corregir una factura emitida a consumidor final para ponerle los datos del cliente?
Sí: se anula con una nota crédito y se emite una nueva factura con los datos correctos. Conviene guardar la solicitud del cliente como soporte. Paso a paso en cómo anular una factura electrónica.
¿Qué pasa si la DIAN rechaza una factura?
Se corrige y se reenvía con el mismo número; una factura rechazada no existe fiscalmente. Los códigos más comunes y su solución están en factura rechazada por la DIAN.
¿Cuánto cuesta facturar con miPlata?
Desde $29.900 COP al mes en el Plan 12 Meses o $35.900 COP al mes en el Plan 3 Meses, con usuarios ilimitados, habilitación DIAN y certificado digital incluidos. Detalle en facturar.miplata.co.
Habilítate ante la DIAN sin hacer el trámite tú
Con miPlata FACTURAR la habilitación, el certificado digital y la numeración van incluidos. Tu empresa queda registrada con su propio Software ID y empieza a facturar en días.