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Guía · Facturación · Facturación electrónica · 5 min de lecturaFacturador gratuito DIAN o software: cuándo te conviene cambiar
Descubre si la solución gratuita de facturación electrónica de la DIAN es suficiente para tu negocio o si te conviene utilizar un software que te ayude a ahorrar tiempo y automatizar procesos. En esta guía conocerás qué puedes hacer con cada opción, cuáles son sus principales diferencias y cómo calcular cuál resulta más conveniente según tus necesidades.
Qué es la facturación gratuita de la DIAN
Es uno de los tres modos de operación que la DIAN permite al habilitarse como facturador electrónico, junto con el proveedor tecnológico y el software propio (los tres modos, explicados). Según la Resolución 000227 de 2025, puede usarla cualquier persona natural o empresa obligada a facturar, sin límite de cantidad ni de montos de documentos, y sirve también para la nómina electrónica y el documento soporte en adquisiciones a no obligados.
Según la propia DIAN (3 pasos para facturar electrónicamente), permite generar facturas, notas débito y crédito, nómina electrónica, documento soporte y eventos, e incluye un certificado de firma digital gratuito con vigencia de un año que solo sirve dentro de su herramienta.
Para usarla pasas por la misma habilitación que con cualquier software: RUT con la responsabilidad 52, registro del modo de operación, set de pruebas (dos facturas, una nota débito y una nota crédito) y numeración autorizada en MUISCA.
Lo gratuito frente a un software
| Solución gratuita DIAN | Software (por ejemplo, miPlata FACTURAR) | |
|---|---|---|
| Costo | $0 | Desde $29.900 al mes en miPlata, IVA incluido |
| Facturas, notas, documento soporte | Sí, sin límites | Sí, sin límites en la aplicación |
| Certificado de firma | Gratuito, solo para la herramienta | Incluido en miPlata |
| ¿Cómo se crea cada factura? | Se digita en el portal | Desde la app, el POS, la tienda online, la API o un pedido de Tiendanube o WooCommerce (Mercado Libre, próximamente) |
| Nómina electrónica | Transmite el documento; la liquidación (salario, aportes, prestaciones) la haces por fuera y la transcribes | Liquida el mes, genera el 102 y la PILA desde la misma liquidación |
| Clientes, proveedores y empleados | Se cargan en el portal | Se importan del historial DIAN al empezar |
| Opciones de cobro de la factura | No | Link de pago y QR con Bre-B, Nequi, Daviplata o PayPal; la factura queda pagada sola |
| Facturas de proveedores (buzón) | Consulta en el portal | Buzón propio por NIT: llegan solas, pasan a compras y respondes los eventos RADIAN |
| Integraciones / API | No | API REST, webhooks, conectores de tiendas |
| Contingencia si la DIAN cae | Depende del portal de la DIAN | El documento se firma y se retransmite automáticamente dentro de las 48 horas |
| Soporte | Canales generales de la DIAN | El del proveedor |
Lo gratuito no es «de segunda». Los documentos tienen exactamente la misma validez que los de cualquier software. La diferencia es cuánto trabajo manual pones tú. ¿Prefieres usar tu tiempo en eso o que el sistema haga todo automáticamente por ti?
La cuenta para decidir
El software no te ahorra la DIAN: te ahorra tiempo de digitación, errores y procesos manuales. Una forma simple de hacer la cuenta:
- Minutos por factura en el portal gratuito: buscar el cliente, digitar líneas y descargar el PDF para enviarlo: aproximadamente 4 minutos.
- Facturas al mes.
- Lo que vale tu hora (o la de quien factura).
| Facturas al mes | Horas al mes (a 4 min) | Costo a $15.000 la hora | Frente a $29.900 al mes |
|---|---|---|---|
| 10 | 0,7 h | $10.000 | Lo gratuito gana |
| 30 | 2 h | $30.000 | Empate |
| 100 | 6,7 h | $100.000 | El software se paga solo |
| 300 | 20 h | $300.000 | No hay discusión |
A eso súmale lo que no está en la tabla: la nómina (liquidar y transcribir cada empleado cada mes), las ventas por tienda online que tendrías que facturar una por una, las facturas que no cobras a tiempo y los rechazos por un dígito mal escrito.
Cuándo quedarte con lo gratuito
Te sirve si…
Emites pocas facturas al mes, no tienes empleados o tu contador liquida la nómina, no vendes por tienda online y no necesitas cobrar desde la factura.
Te quedó corto si…
Tienes empleados, vendes por internet, facturas varias veces al día, quieres que el cliente pague desde la factura o tu contador te pide la información ordenada.
Cómo pasar de lo gratuito a un software
Cambiar tu modo de operación no te hace perder nada ante la DIAN: tu numeración autorizada, tus documentos emitidos y tu historial siguen siendo tuyos. Tu parte es pegar una vez el enlace de acceso que la DIAN te manda al correo (en el celular: mantén pulsado «Ingrese aquí» → «Copiar enlace», y luego «Pegar» en el recuadro). Lo demás lo hace miPlata, automáticamente:
- Importa tu RUT desde MUISCA.
- Registra el software propio a nombre de tu NIT y pasa el set de pruebas de factura (01, 91 y 92). La nómina (102 y 103) se habilita cuando pegas una vez el enlace de habilitación de nómina; el set de documento soporte, si la DIAN lo pide, se completa en el catálogo de la DIAN.
- Asocia tu numeración al software, con su clave técnica, y sigue desde el siguiente consecutivo que ya tiene la DIAN para cada prefijo. No anotas ningún número.
- Trae tu historial (si lo eliges, en segundo plano): documentos, clientes, proveedores y empleados quedan creados.
El paso a paso completo está en cómo migrar sin perder numeración ni historial.
Preguntas frecuentes
¿La facturación gratuita de la DIAN tiene límite de facturas?
No. La Resolución 000227 de 2025 permite usarla sin límite de cantidad ni de montos de documentos.
¿El certificado gratuito de la DIAN me sirve en otro software?
No. Solo funciona dentro de la solución gratuita. Si cambias a un software necesitas otro certificado; en miPlata viene incluido.
¿Puedo usar lo gratuito para la nómina electrónica?
Sí, la DIAN lo permite. Lo que no hace es la liquidación: calculas salario, aportes y prestaciones por fuera y transcribes el resultado. Ver nómina electrónica 2026.
¿Puedo tener la solución gratuita y un software a la vez?
Sí, por tipo de documento: por ejemplo, la factura con un software y el documento soporte en lo gratuito. En la práctica conviene tener todo en un solo lugar para el contador.
¿Pierdo mis facturas si dejo la solución gratuita?
No. Lo emitido queda en la DIAN y lo puedes descargar; miPlata además importa ese historial al empezar.
Cuando digitar ya te cuesta más que el software
miPlata FACTURAR importa tu historial de la DIAN, liquida la nómina, factura las ventas de tu tienda y cobra con Bre-B, Nequi y Daviplata. Desde $29.900 al mes, IVA incluido, sin tope de documentos en la aplicación.