Certificado digital para factura electrónica: costo y renovación
Cada factura, nota, documento soporte y nómina electrónica que sale de tu empresa va firmada digitalmente con un certificado emitido a nombre de tu NIT por una entidad autorizada por la ONAC. Sin certificado vigente, no se puede firmar; sin firma, la DIAN no valida. Esta guía explica qué certificado necesitas, dónde se compra, cuánto cuesta en 2026, qué pasa cuando vence y cómo eliminar el problema de raíz.
Qué es y por qué es obligatorio
Un certificado de firma digital es un archivo (normalmente .p12 o .pfx, protegido con contraseña) que contiene una clave privada y un certificado X.509 emitido por una entidad de certificación digital (ECD) acreditada por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia). Al firmar un XML con esa clave, la firma XAdES que la DIAN exige (Anexo técnico 1.9) garantiza que el documento lo emitió el titular y que no se modificó después.
La Resolución 000165 de 2023 (compilada en la 000227 de 2025) lo exige para todo documento electrónico: factura de venta (01, 02, 03, 04), notas (91, 92), documento soporte (05, 95), nómina (102, 103) y los eventos RADIAN. No sirve una firma electrónica simple ni la firma de MUISCA: tiene que ser un certificado de una ECD acreditada.
Qué tipo de certificado comprar
Las ECD venden varios «perfiles». Para facturar sirven estos dos:
| Perfil | A nombre de | Sirve para | Cuándo elegirlo |
|---|---|---|---|
| Persona jurídica (a veces «facturación electrónica persona jurídica») | La empresa (NIT) | Factura, nómina, documento soporte y eventos; firma masiva desde software | Sociedades (S.A.S., Ltda., etc.) |
| Persona natural / representante legal | El representante legal o el comerciante persona natural (cédula) | Lo mismo, si el emisor es persona natural | Comerciantes persona natural |
Lo que no sirve para facturar: el token físico o virtual pensado para firmar documentos uno a uno con doble factor (no permite firma masiva desde un software), ni certificados de «pertenencia a empresa» o «profesional titulado», que identifican a una persona, no al facturador.
El certificado se entrega en formato PKCS#12 (.p12/.pfx, con clave privada) o se genera a partir de una solicitud PKCS#10 (CSR) que crea tu software. Si vas a usar software propio o un proveedor, pide el formato que ese software admite.
Cuánto cuesta en 2026
Precios de lista publicados por las ECD para un certificado de facturación electrónica con vigencia de un año (IVA del 19 % aparte, salvo donde se indica):
| ECD | Persona jurídica, 1 año | 2 años | Entrega |
|---|---|---|---|
| Andes SCD | $250.000 + IVA | $450.000 + IVA | 4–5 días hábiles |
| GSE | $504.202 + IVA ($600.000) | $857.143 + IVA ($1.020.000) | según modalidad |
| Certicámara (PKCS#10) | $625.500 | — | 2–5 días hábiles |
| DIAN (solo para el facturador gratuito) | $0 | — | solo usable dentro del servicio gratuito |
Verificado el 10 de octubre de 2026 en las tarifas públicas de cada entidad; los precios cambian y hay descuentos por volumen, así que confirma antes de comprar. Otros acreditados: Camerfirma Colombia, Thomas Signe, Sumeria (FirmaPass). Consulta la lista vigente en la ONAC.
Los requisitos son los mismos en todas: RUT, certificado de existencia y representación legal (CERL) de menos de 30 a 90 días, cédula del representante legal, y a veces una videollamada o visita de verificación de identidad.
Qué pasa cuando vence
La vigencia se cuenta desde la emisión (1 o 2 años). Cuando vence:
- Nada que ya se transmitió se afecta: las facturas firmadas con un certificado válido en su momento siguen siendo válidas.
- No puedes firmar nada nuevo: facturas, nómina, eventos. La DIAN rechaza documentos firmados con certificado vencido (regla ZD07, «el certificado de firma está vencido»).
- El reloj de la nómina sigue: si vence a fin de mes, los diez días hábiles para transmitir la nómina se consumen mientras tramitas el nuevo.
Por eso las ECD recomiendan renovar con 15 a 30 días de antelación. Al renovar, el certificado nuevo se instala en el software y se registra en la DIAN (el Software ID no cambia).
Cómo lo resuelve miPlata FACTURAR
El plan incluye un certificado de 12 meses a nombre de tu empresa, tramitado por miPlata ante la certificadora con los documentos que subes al crear la cuenta (CERL, cédula, RUT). La certificadora lo emite de lunes a viernes; antes de las 3:00 p. m. de Bogotá suele quedar el mismo día. Si ya tienes un certificado vigente de otra ECD, lo subes (.p12 o .pfx, con su contraseña) y se usa hasta su vencimiento. miPlata guarda un solo certificado por empresa: el que subes reemplaza al anterior.
La renovación no depende de que alguien se acuerde: 14 días antes del vencimiento, la aplicación te pide el CERL (de menos de 30 días), la cédula y el RUT. Los subes desde el computador o desde el celular, con una foto de la cédula. Con los documentos listos, miPlata tramita el certificado nuevo de 12 meses un día antes de vencer, lo instala en tu instancia y sigue firmando sin interrupción. Sin esos documentos no se puede tramitar: por eso el aviso aparece con dos semanas de margen. En tu contabilidad no aparece un cargo aparte: está dentro del plan (desde $29.900 COP al mes en el de 12 meses).
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar el certificado gratuito de la DIAN con otro software?
No. El certificado que la DIAN regala solo funciona dentro de su servicio de facturación gratuita. Para software propio o un proveedor tecnológico necesitas uno de una ECD acreditada.
¿Sirve el mismo certificado para factura y nómina electrónica?
Sí. Un certificado de persona jurídica (o de persona natural, si eres comerciante natural) firma todos los documentos electrónicos de tu NIT: factura, notas, documento soporte, nómina y eventos.
¿Puedo tener dos certificados activos?
En miPlata, no: se guarda un solo certificado por empresa. El nuevo reemplaza al anterior en cuanto es válido; si su vigencia empieza en una fecha futura, miPlata conserva el actual y te pide subirlo de nuevo a partir de esa fecha, para que nunca quedes sin firmar.
¿Qué pasa si cambia el representante legal?
Si el certificado es de persona jurídica (a nombre del NIT), sigue vigente aunque cambie el representante; conviene actualizar el CERL en la ECD. Si el certificado estaba a nombre del representante saliente, hay que emitir uno nuevo.
¿Un proveedor tecnológico firma con su certificado o con el mío?
Con el tuyo, siempre: la norma exige que la firma sea del obligado a facturar. Los proveedores habituales lo incluyen en su tarifa; en todos los casos está a nombre de tu empresa.
¿Dónde se guarda el certificado?
En miPlata, cifrado dentro de tu propia instancia con una clave exclusiva de tu empresa, y solo se usa para firmar; no hay una opción de descarga. Si cambias de software, pides uno nuevo a la ECD (o reutilizas el tuyo si lo subiste).
El certificado va incluido, y se renueva sin corte
Un certificado de 12 meses a nombre de tu empresa en el plan, sin trámite ante la certificadora. Para renovarlo subes el CERL, la cédula y el RUT (también con el celular); miPlata lo tramita un día antes del vencimiento y lo instala. No te quedas sin firmar.