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Checklist · Tiendas online · Tiendas online · 5 min de lecturaChecklist DIAN para tiendas online: factura electrónica sin errores
Vender por internet en Colombia es vender: cada pedido pagado necesita su factura electrónica, con los datos correctos del comprador, el IVA bien separado, el envío donde corresponde y una nota crédito cuando hay devolución. Esta lista reúne las 12 revisiones que evitan rechazos, facturas de más y sustos con la DIAN, sea que factures a mano o con una conexión automática.
La lista
| # | Revisión | Por qué importa |
|---|---|---|
| 1 | Estás habilitado como facturador electrónico y tienes numeración vigente | Sin resolución vigente la DIAN rechaza (FAD09b por fecha, o por número fuera de rango) |
| 2 | Facturas cada pedido pagado, también los pagos contra entrega y por transferencia | Una venta sin factura es una venta no declarada |
| 3 | Pides solo nombre, documento y correo, y solo si el cliente quiere factura a su nombre | Resolución 000202 de 2025 |
| 4 | Sin datos del comprador, la factura va a consumidor final (222222222222) | Es el tratamiento previsto para adquirientes no identificados |
| 5 | El IVA está separado del precio: base + impuesto por línea | Los precios al público en Colombia incluyen IVA |
| 6 | Los productos excluidos o al 5 % tienen su tarifa | Un 19 % mal aplicado es un error en tu declaración |
| 7 | El envío que cobras va como línea de servicio con su IVA | Es ingreso tuyo |
| 8 | El envío que cobra el marketplace no va en tu factura | No es ingreso tuyo (por ejemplo, Mercado Envíos) |
| 9 | Los descuentos que tú financias bajan el precio facturado | La factura refleja lo que cobraste |
| 10 | Un pedido «a convenir» o por transferencia no se factura hasta que llegue el dinero | Si no, facturas ventas que no ocurrieron |
| 11 | Cada cancelación o devolución de un pedido facturado genera su nota crédito | Total (anulación, concepto 2) o parcial (devolución, concepto 1) |
| 12 | Entregas al comprador el XML y el PDF | Sin entrega no hay factura expedida |
Los datos del comprador
El checkout puede pedir tipo y número de documento como campo opcional. Si el comprador lo llena, la factura sale a su nombre; si lo deja vacío, va a consumidor final. Nada de teléfono, dirección o RUT como requisito para facturar: la dirección la pides para el envío, no para la factura. Detalle en datos del comprador en la factura electrónica.
En miPlata decides por conexión qué pasa si faltan datos: facturar a consumidor final o dejar la factura en espera hasta completarlos.
IVA, envío y descuentos
| En el pedido | En la factura DIAN |
|---|---|
| Producto a $119.000 con IVA incluido (19 %) | Base $100.000 + IVA $19.000 |
| Cupón del 10 % que financias tú | Descuento en la línea: el precio facturado baja |
| Envío de $12.000 cobrado al cliente | Línea de servicio «Envío» con su IVA |
| Envío del marketplace (Mercado Envíos) | No va: el marketplace te factura su tarifa a ti |
| Varios productos en un carrito | Una factura con una línea por producto |
Pasarelas y métodos de pago
No todos los «pagados» son iguales. Las plataformas marcan como pagado un pedido «a convenir» o una transferencia manual aunque el dinero no haya llegado. Por eso conviene una regla por método de pago:
| Método | Regla recomendada |
|---|---|
| Pasarela (Wava, Bold, Mercado Pago, ePayco, PayU, PayPal) | Facturar al pagar |
| Transferencia o depósito | Factura en borrador hasta confirmar el dinero |
| «A convenir» | No facturar hasta que pague |
| Contra entrega | Facturar cuando se confirme la entrega y el cobro |
Devoluciones y notas crédito
| Situación | Documento |
|---|---|
| Pedido cancelado antes de facturar | Ninguno |
| Pedido cancelado o reembolsado por completo después de facturar | Nota crédito total (concepto 2, anulación) |
| Reembolso parcial | Nota crédito por el monto devuelto (concepto 1, devolución parcial) |
| Cambio de talla o producto sin reembolso | Ninguno, o nota crédito y factura nueva si cambia el valor |
La nota crédito referencia el CUFE de la factura original y se transmite a la DIAN. Ver cómo anular una factura electrónica.
Plazos que no se negocian
- La factura se expide el día de la venta. Desde el anexo técnico 1.9, la fecha de generación debe coincidir con la de la firma: facturar hoy un pedido de la semana pasada con su fecha original produce rechazo.
- Validación previa. La factura se valida ante la DIAN antes de entregarla. Si la DIAN no responde, se expide en contingencia y se transmite dentro de las 48 horas siguientes (qué hacer si la DIAN está caída).
Con miPlata, la lista se cumple sola
| Revisión | Cómo la resuelve la conexión |
|---|---|
| 2, 10 | miPlata factura solo cada pedido pagado en segundos, con regla por método de pago; un pedido pagado siempre se factura |
| 3, 4 | Campo de documento opcional en el checkout; consumidor final o en espera si falta |
| 5–9 | IVA separado por línea, envío como servicio, descuentos repartidos, una factura por carrito |
| 11 | Nota crédito automática al cancelar o reembolsar |
| 12 | PDF + XML por correo al comprador y botón «Ver factura» en su pedido |
Guías por plataforma: Tiendanube, WooCommerce y Shopify. Mercado Libre llega próximamente. Las reglas de cada conexión se revisan y cambian también desde el celular.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que facturar las ventas a consumidor final?
Sí. La venta existe aunque el comprador no se identifique; la factura va a consumidor final con el NIT genérico 222222222222.
¿Y si vendo en varias plataformas?
Mismo NIT, misma numeración: todas las facturas salen del mismo sistema. En miPlata conectas varias tiendas a una sola cuenta, cada una con su nombre y sus reglas.
¿Puedo facturar una vez al día todos los pedidos?
No como una sola factura: cada venta lleva su factura, expedida el día de la venta. Lo que sí puedes es automatizarlo para que cada pedido se facture al quedar pagado.
¿Qué pasa con los pedidos internacionales?
Se facturan en la moneda del pedido con la TRM del día y el total en pesos para la DIAN. Si es exportación de bienes, aplican las reglas de exportación (sin IVA, con soportes).
¿Las facturas de la tienda tienen costo extra en miPlata?
Las facturas de tiendas conectadas usan el cupo de documentos API del plan (1.000 en el Plan 12 Meses, 250 en el Plan 3 Meses). Un pedido ya pagado siempre se factura, aunque se agote el cupo.
La tienda vende, la factura sale sola
Conecta Tiendanube o WooCommerce con miPlata FACTURAR en cinco minutos (Mercado Libre, próximamente). miPlata factura sola cada pedido pagado ante la DIAN y cada devolución genera su nota crédito.