Documento soporte a no obligados a facturar: cuándo y cómo emitirlo
Cuando compras a alguien que no está obligado a facturar —un independiente por debajo del tope, un arrendador persona natural, un proveedor sin RUT— no hay factura que soporte el gasto. La ley te pide a ti, el comprador, generar el documento soporte electrónico (tipo 05) y transmitirlo a la DIAN. Sin él, ese costo no es deducible ni da derecho a IVA descontable.
Qué es el documento soporte
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente (artículo 771-2 del Estatuto Tributario, Decreto 358 de 2020, reglamentado en la Resolución 000227 de 2025) es el documento electrónico que el comprador genera para respaldar una compra a un vendedor que no factura. Es la contraparte de la factura: mismo formato XML UBL, firma digital, validación previa de la DIAN y código único (CUDS, código único del documento soporte).
Lo emite el facturador electrónico que hace la compra, con su propia numeración (una resolución de numeración específica para documento soporte, prefijo DS) y su propio set de pruebas de habilitación.
Cuándo tienes que emitirlo
Cada vez que adquieras bienes o servicios a alguien que no está obligado a facturar y quieras soportar el costo, gasto o IVA descontable. Los casos más comunes:
Independiente por debajo del tope
Diseñador, desarrollador, consultor persona natural no responsable de IVA con ingresos inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026) que cumple las demás condiciones del artículo 437. Él no factura; tú emites el documento soporte y practicas la retención.
Arrendador persona natural
El dueño del local o la oficina que te arrienda y no es responsable de IVA ni supera el tope. Un documento soporte por cada canon (o acumulado mensual).
Compras a personas sin RUT
Materia prima a un agricultor, reparaciones a un técnico informal, servicios ocasionales. Si el vendedor no tiene NIT, el documento va con su cédula.
Proveedores del exterior
Servicios prestados desde fuera de Colombia por quien no está obligado a facturar aquí (parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016).
No se emite documento soporte para pagos laborales (van en nómina electrónica), para compras a quien sí factura (exige su factura) ni para gastos sin contraprestación (impuestos, intereses bancarios, que tienen sus propios soportes).
Qué debe contener
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Tipo de documento | 05 (documento soporte); 95 para la nota de ajuste |
| Numeración | Prefijo y consecutivo de una resolución de numeración propia para documento soporte, solicitada en MUISCA |
| Fecha | Dentro del mes en que se hizo la compra o el servicio. Por operación, la fecha de la operación; acumulado semanal, la fecha de emisión con el inicio de la semana (máximo 6 días antes) |
| Vendedor | Nombre, tipo y número de documento (cédula si no tiene NIT), dirección, responsabilidad R-99-PN |
| Comprador | Tu empresa (el facturador electrónico que emite) |
| Líneas | Descripción, cantidad, unidad, valor unitario, IVA si el vendedor es responsable (normalmente no) |
| Forma y medio de pago | Contado o crédito; efectivo, transferencia, etc. |
| Retenciones | ReteRenta (06), ReteIVA (05) y ReteICA (07) practicadas, informativas en el XML |
| CUDS | Código único del documento soporte, calculado por el software como el CUFE de la factura |
Las retenciones que vienen con él
Como agente retenedor, al emitir el documento soporte practicas las retenciones que correspondan a la operación. Tarifas vigentes en 2026 (Decreto 572 de 2025, vigente de nuevo desde el 1 de julio de 2026; bases en pesos redondeadas según el artículo 868 del Estatuto Tributario):
| Concepto | Tarifa | Base mínima |
|---|---|---|
| Servicios generales (persona natural no declarante) | 6 % | 2 UVT ($105.000) |
| Honorarios (persona natural) | 10 % (11 % si los contratos o pagos del año superan 3.300 UVT) | sin base |
| Compras generales (no declarante) | 3,5 % | 10 UVT ($524.000) |
| Arrendamiento de inmuebles | 3,5 % | 10 UVT ($524.000) |
| Arrendamiento de muebles | 4 % | sin base |
| ReteIVA (si el vendedor es responsable) | 15 % del IVA | — |
| ReteICA (Bogotá, según actividad) | 4,14 ‰ a 13,8 ‰ | según acuerdo municipal |
La retención no cambia el total del documento soporte ante la DIAN (es informativa en el XML), pero sí el neto que pagas y lo que declaras en el formulario 350.
Cómo corregirlo: la nota de ajuste (95)
Un documento soporte aceptado no se edita. Para corregir un valor, una cantidad o anularlo, se emite una nota de ajuste al documento soporte (tipo 95) que referencia el CUDS del original, con el concepto correspondiente (devolución parcial, anulación, rebaja, ajuste de precio). La DIAN la valida como cualquier otro documento.
La nota de ajuste no usa la resolución DS: igual que las notas crédito y débito, lleva la numeración propia del emisor (Resolución 000167 de 2021, art. 9). En miPlata se numera sola como NAS1, NAS2…, sin gastar números del rango de documento soporte.
Cómo se hace en miPlata FACTURAR
El set de pruebas de documento soporte no corre solo: la habilitación automática de miPlata cubre la factura (01, 91 y 92). Si la DIAN exige un set aparte para documento soporte, se completa en el catálogo de la DIAN antes de emitir el primero. La resolución de numeración DS sí la radica miPlata en MUISCA desde la misma pantalla que las demás, y el siguiente consecutivo lo toma de la DIAN.
- En Facturas → Crear factura, arriba del formulario, cambia de Factura de venta (01) a Documento soporte (05). El formulario pasa a pedir un Proveedor en lugar de un cliente, con su numeración DS.
- Elige el proveedor o créalo ahí mismo: si tiene NIT, los datos se completan; si no, cédula, nombre y dirección.
- Añade las líneas (del catálogo o escritas a mano), con cantidad y precio.
- En Mostrar opciones avanzadas están las retenciones: retención en la fuente, ReteIVA y ReteICA. Se restan del total a pagar al proveedor y quedan informadas en el XML; el total del documento ante la DIAN no cambia.
- Crear y enviar a DIAN: se firma con tu certificado, se transmite a la DIAN y recibes el CUDS. El PDF queda listo para enviárselo al proveedor como constancia.
- Para corregir: desde el documento, Nota de ajuste (95) con el concepto. Para la contabilidad, el documento soporte entra en Compras como cualquier factura recibida. Todo el flujo funciona igual desde el celular.
Desde una compra ya registrada (lo más rápido)
Si ya registraste la compra o la cuenta de cobro en Contabilidad → Compras, no hace falta volver a escribirla: en la fila de la compra pulsa Emitir documento soporte. miPlata toma el proveedor, las líneas y las retenciones que escribiste en la compra, te muestra la vista previa y lo transmite. La compra queda marcada con el número DS y su estado DIAN.
Pruébalo sin cuenta en demo.miplata.co: en Compras está la cuenta de cobro de esta semana de un conductor independiente. Emite su documento soporte por operación o acumulado semanal, ábrelo en Facturas y mira el PDF. Si intentas emitirlo sobre la compra de una empresa, verás la advertencia de «parece obligado a facturar».
- Por operación (predeterminado) o acumulado semanal si el mismo proveedor te pasó varias cuentas de cobro en la semana.
- Si el proveedor parece obligado a facturar (responsable de IVA o NIT de empresa), solo se advierte: confirmas y sigues, o le pides su factura.
- Proveedor del exterior: se emite igual, con su documento extranjero.
- Las retenciones van como las escribiste, sin mínimos automáticos (un contratista que paga su seguridad social puede tener solo ReteICA).
- No mueve inventario ni duplica el gasto: la compra ya los registró.
Las mismas operaciones están en la API (invoice_type: "05" y "95", con withholding_tax_amount, withholding_iva_amount y withholding_ica_amount).
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer un documento soporte acumulado?
Sí. La regla general es uno por proveedor y operación (o por cuenta de cobro). Si el mismo no obligado te pasa varias en la semana, puedes emitir un documento soporte acumulado semanal (Resolución 000167 de 2021: el XML lo marca con el código 2 y la fecha de inicio, máximo 6 días antes de la emisión). Lo obligatorio es que el documento soporte quede dentro del mes en que se hizo la compra o el servicio.
¿Qué pasa si el vendedor luego se vuelve obligado a facturar?
Desde ese momento debe emitir factura y tú dejas de emitir documento soporte. Los documentos anteriores siguen siendo válidos.
¿El documento soporte lleva IVA?
Normalmente no, porque el vendedor no es responsable de IVA. Si lo fuera, estaría obligado a facturar y no aplicaría el documento soporte, salvo casos puntuales (proveedores del exterior).
¿Necesito una numeración aparte?
Sí. La resolución de numeración para documento soporte es distinta de la de factura: prefijo propio (por ejemplo DS) y rango propio, solicitada en MUISCA → Numeración de facturación → Documento soporte. miPlata la radica y la asocia por ti; tú solo ingresas a MUISCA y escribes la contraseña de Firma Electrónica.
¿Cuenta para la información exógena?
Sí. Los pagos soportados con documento soporte se reportan en el formato 1001 con su concepto y las retenciones practicadas, igual que los pagos con factura.
¿Sirve el documento soporte para un empleado por prestación de servicios?
Si es un contratista independiente sin relación laboral y no obligado a facturar, sí. Si hay relación laboral, el pago va en nómina electrónica (documento 102).
Documento soporte, nota de ajuste y retenciones, desde la misma pantalla
Elige «Documento soporte», escribe el proveedor y las líneas; miPlata calcula las retenciones, firma, transmite y guarda el CUDS. Sin módulo ni cargo adicional, también desde el celular.